上司やプロジェクト担当者に結果や進行状況などを口頭で報告をしたり、報告書を作成し提出する必要が出てくる場面は決して少なくない。
報告は事実を過不足なく伝える必要がある。報告を受ける者が正しい判断ができるよう、客観的な事実を整理して伝えるのが報告者の責務だ。
しかしながら、報告のためのフレームワーク(枠組み)を自分できちんと持っていないと、プラス材料を大きく、マイナス材料を小さく伝えてしまったり、必要な情報を報告し忘れたりということが起こる。
結果、報告を受けた上司や担当者の判断ミスにつながってしまう。それが報告ミスの怖いところだ。

フレームワークを持ってさえいれば、それに情報をあてはめてチェックしていくだけで、自分の思考の整理をしつつ報告内容をチェックすることができる。
私が利用している報告に関するフレームワークは、新聞の文章の基本ともなっている5W3H。
「いつ【When】」
「どこで【Where】」
「誰が」【Who】]
「何を【What】」
「どのように【How】」(「いくつ【How many】」
「いくら【How much】で」)
「なぜ【Why】」そうしたのか?
といったフレームワークを頭の中のキャンバスに用意しておくと、正確かつ簡潔な報告に近づけることが可能となる。
興味を持たれた方には、まず報告書の作成に応用することから実践するのをお奨めします。
追記(2008.023.10)
さらに具体的な内容は以下のリンクで詳しく丁寧に述べられているのでご興味ある方は参照して頂きたい。
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